مدل آنالیز طراحی شده با اکسل : راس گیری فاکتور وچک همزمان برای تا 200 مشتری

در زنجیره تامین, خصوصا شرکت های پخش و هلدینگ ها همراه با زیر مجموعه هایی شامل تولید – بازرگانی- توزیع و همچنین شرکت های تولیدی که محصول نهایی آنها بعنوان بخشی از مواد اولیه شرکت های تولیدی دیگر استفاده میگردد, معمولا دارای مشتریان زیاد (تامین کننده و خریدار) از صنایع گوناگون میباشند. از طرفی با توجه به گردش مالی بسیار بالا, مجبور به دریافت و پرداخت های اسنادی و موعدی هستند. یکی از مهمترین راههای سنجش رفتار مالی مشتریانی که جهت بدهی خود چک (اسناد پرداختنی موعدی) تحویل میدهند ,استفاده از راس گیری فاکتور و چک میباشد.

این مدل آنالیز, فرصتی را برای مدیران و تصمیم گیران شرکتها ایجاد میکند تا بطور همزمان بتوانند راس محاسبه شده برای فاکتورها و چک ها را تا 200 مشتری و برای حداکثر یک دوره سه ماهه فقط روی یک صفحه اکسل (یا در فرمت  pdfو قابل پرینت) بصورت داشبورد مدیریتی مشاهده و کنترل نمایند.

ضمنا در این مدل مشکل جمع و تفریق تاریخ های شمسی کاملا مرتفع شده بطوریکه بدون استفاده از کدهای VBA و تعریف ماژول های جدید, شما قادر خواهید بود هر دو عملیات جمع و تقریق را دقیقا مشابه تقویم میلادی دراکسل محاسبه نمایید.

راس گیری فاکتور وچک

راس گیری چک, محاسبه میانگین وزنی برای رسیدن به یک زمان واحد وصول از میان تعدادی چک صادر شده در زمان های مختلف میباشد.

 اما گاهی اوقات مشتری برای چندین فاکتور صادر شده در زمانهای مختلف, چندین فقره چک با تاریخهای وصول متفاوت تحویل میدهد. در این حالت ما نیاز داریم اول راس فاکتور ها را محاسبه نموده بطوریکه این زمان راس بعنوان مبدا زمانی محاسبه راس چکها در نظر گرفته خواهد شد. سپس راس زمانی چکها را محاسبه نماییم.

بعنوان مثال: فرض کنیم مشتری X در زمانهای مختلف از ما خرید نموده و شش فاکتور برای او بشرح زیر صادر شده است:

همانطور که مشاهده می کنید, مبدا زمانی کلیه فاکتورها تاریخ 03/02/1400 میباشد. حالا باید فاصله زمانی هر فاکتور را از این مبدا بدست آورده و در مبلغ فاکتور (بستانکاری) ضرب نماییم:

در این مرحله نتایج را با هم جمع می کنیم:

سپس جمع حاصل را بر جمع کل مبلغ فاکتور ها تقسیم می کنیم:

در نتیجه راس زمانی فاکتور ها برابر 27 روز است که اگر به مبدا زمان اضافه نماییم, تاریخ مبدا برای محاسبه راس چکها معادل 30/02//1400 خواهد بود.

این تاریخ راس فاکتورها بعنوان مبدا زمانی جهت محاسبه راس چکها در نظر گرفته میشود.

حالا فرض کنیم مشتری X جهت تسویه فاکتورها, تعداد 5 فقره چک بشرح زیر تحویل میدهد:

دقیقا شبیه به محاسبه راس فاکتورها, فاصله زمانی چکها را از تاریخ مبدا (تاریخ راس فاکتورها) محاسبه نموده و در مبلغ چکها ضرب می کنیم:

سپس نتایج بدست امده را جمع می کنیم:

و عدد حاصله را بر جمع کل مبلغ چکها تقسیم می نماییم:

در نتیجه راس چکها برابر 209 روز است که اگر به مبدا زمان اضافه نماییم, تاریخ راس چکها برابر 24/09//1400 خواهد بود.

حال فرض کنیم نرخ بهره سالیانه مورد توافق طرقین معادل 36 در صد باشد, میزان سودی که مشتری X خواهد پرداخت بشرح زیر محاسبه میگردد:

در نتیجه کل مبلغ پرداختی مشتری X برابر خواهد شد با:

راس گیری فاکتور وچک همزمان برای تا 200 مشتری

در این مدل آنالیز طراحی شده با اکسل, شما قادر خواهید بود تا همزمان برای 200 مشتری در طول یک دوره سه ماهه راس چک برای همه مشتریان را روی یک صفحه اکسل بصورت یک داشبورد مدیریتی بررسی و کنترل نمایید.

روش استفاده از این مدل گام به گام و بترتیب در ادامه می آید:

1. از نرم افزار حسابداری, لیست نام کلیه مشتریان را روی اکسل خروجی گرفته و در شیت Data Base این مدل وارد می کنیم

2. ورود اطلاعات مربوط به بستانکاری:

 اگر از نرم افزار حسابداری استفاده میکنید بطورمثال: نرم افزار سپیدار, شما میتوانید از منوی "شرکت" وارد قسمت "فهرست" شوید سپس فرم "گزارش ساز" را انتخاب نموده و در صفحه باز شده تیک علامت "(+) مشتریان و فروش" را زده و از “صورت‌حساب مشتریان” بعد از تایید فرم کوچکی که باز میشود,تنها از مشتریانی که مانده حساب صفر دارند,گزارش خروجی اکسل صادرنمایید.

 حالامجددا وارد "سیستم مشتریان و فروش" شده و از قسمت عملیات “مرور فروش” را انتخاب نمایید. سپس بازه تاریخی مورد نظر را وارد نمایید. و از تب "اسناد فروش" و یا گزينه "فاكتور فروش", از کلیه صفحات مربوط به فاکتور های فروش خروجی اکسل تهیه کنید. دراین مرحله در گزارش اکسل, فاکتورهای برگشتی (مرجوعی) را فیلتر نموده و همه آنها را از گزارش حذف نمایید.

در این مرحله گزارش اکسل فاکتور های فروش باید با گزارش اکسل صورت حساب مشتریان همسان سازی شود و مغایرت ها حذف  گردد. شما میتوانید برای این عملیات همسان سازی, از مدل آنالیز مغایرت گیری (1 ) استفاده نمایید.

حالا گزارش کامل فروش شما آماده هست و میتوانید آن را وارد شیت بستانکار مدل آنالیز راس گیری وارد نمایید.

یک نمونه مثال بشرح زیر میباشد:

نکته بسیار مهم صحت سنجی این گزارش است. با توجه به اینکه اکثر شرکت ها اسناد حسابداری را بصورت دستی وارد می کنند, شما میتوانید گزارش نهایی فروش فوق را مستقیما از "دفتر معین ویا تفضیلی" - "بدهی های جاری" از "حساب درآمد و فروش" تهیه نمایید.

 پس از ورود به سیستم سپیدار در منوی سمت راست ، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عملیات روی گزینه “مرور حسابها” كلیك كنید . فرمی كه در اختیار شما قرار می گیرد، می توانید اعمال فیلتر نموده و ازگزارش مربوط به "حساب درآمد و فروش"خروجی اکسل تهیه نمایید.

جهت صحت سنجی و کنترل فاکتور های فروش, می توانید اطلاعات گزارش کامل فروش (اکسل اول) را بهمراه اطلاعات مربوط به گزارش "حساب درآمد و فروش" (اکسل دوم) وارد مدل آنالیز مغایرت گیری (1 ) نمایید و سیستم بطور خودکار مغایرت ها را به شما نشان میدهد.

3. ورود اطلاعات مربوط به بدهکاری:

مشابه قسمت قبل (ورود اطلاعات مربوط به بستانکاری), از سیستم “صورت‌حساب مشتریان” اما این بار از کلیه مبالغ پرداخت شده (نقد وچک) توسط مشتریانی که مانده حساب آنها صفر است, گزارش اکسل تهیه نمایید.

 سپس از  سیستم "اسناد فروش", فقط از فاکتورهای برگشتی (مرجوعی) گزارش اکسل بگیرید. نهایتا اطلاعات هر دو اکسل را در یک ستون ترکیب نمایید. حالا گزارش کامل بدهی شما آماده هست.

جهت صحت سنجی, شما میتوانید گزارش نهایی بدهی فوق را مستقیما از سیستم حسابداری و "دفتر معین ویا تفضیلی" - "دارایی های جاری" و از "حساب صندوق " ,"حساب بانک " , "حساب اسناد دریافتنی" و نهایتا " حساب هزینه ها (مربوط به فاکتورهای برگشتی)" گزارش اکسل صادر نمایید. سپس با استفاده از مدل آنالیز مغایرت گیری (1 ) هر دو گزارش فوق را مقایسه و کنترل کنید.  

یک نمونه مثال بشرح زیر میباشد:

4. راس گیری چکها برای همه مشتریان

در نتیجه نهایتا پس از ورود اطلاعات بستانکاری و بدهکاری سیستم بصورت خودکار, راس چک ها را برای کلیه مشتریان همراه با سود توافقی محاسبه و اعلام می کند:

ویدیو کلیپ زیر مربوط به روش کار این مدل می باشد: